Kom ihåglista


	Kom-ihåg lista för arrangörer av U-Schacktävling



	Vi inom tävlingskommittén tycker att arrangemangen inom U-schack genomgående håller hög kvalité. För att bibehålla denna och underlätta ytterligare förbättringar, så har vi gjort följande checklista.
	1. Bokning av lokal: Tidpunkt: ½-1 år före, beroende på lokala förhållanden. Att tänka på: lokalen måste vara tillräckligt stor för att rymma även föräldrar, ledare, syskon och spelare som är sysslolösa pga. tidigt färdigspelat parti etc. En tumregel är att det bör finnas ca dubbelt så många sittplatser som antalet förväntade spelare (OBS ju mindre arrangemang desto viktigare att det är uppfyllt).
	2. Inbjudan till tävlingen: Tidpunkt: Mitten av augusti för hösttävlingar. Mitten av december för vårtävlingar. Tävlingskommittén kan hjälpa till med formulering och utskrift av inbjudan, men vi behöver få veta detaljer som Ni som arrangör måste avgöra. Tid för senaste anmälan, kiosk/cafeteria, klockslag för senaste inställelse samt lokal och vägbeskrivning. (Inköp av priser ombesörjer för närvarande tävlingskommittén. Om arrangören vill ordna inköpen själv eller har synpunkter på val av priser, bör detta meddelas i början av respektive termin, dvs. 1-6 månader före tävlingen).
	3. Material: Om det egna materialet är otillräckligt, måste den nödvändiga mängden bokas hos materialansvarig i U-schack. Tidpunkt: ca en månad innan. Ta till väl med spel och klockor. Det är bra om det blir över till ” blixt och analys”. Kolla också om det finns tillräckligt med lottningskort etc. hemma.
	4.Värvning av funktionärer: Tidpunkt: 1-2 veckor före. Om klubben har otillräckligt med egna funktionärer, är det viktigt att vara ute i god tid med att be om hjälp från andra klubbar. Tävlingskommittén har inga egna funktionärer att erbjuda. Det korrekta är att vända sig direkt till respektive klubb.

	5. Meddela pressen:Tidpunkt: 1 vecka före. Alltid VLT, gärna också eventuell lokal press. OBS, om VLT ska skriva något själva, måste nyhetsredaktionen ha tips en vecka innan. Meddelandet kan lämpligen ske med brev eller fax direkt till nyhetsredaktionen, adress står i VLT. Det räcker med att ange tävlingsbeteckning, att det gäller schack, hur många som beräknas delta (ta i!), plats, telefonnummer och kontaktperson. När det gäller pressrapporteringen, tror vi att det finns utrymme för förbättringar på flera tävlingar.
	6. Cafeteria:Inköp till eventuell cafeteria. Tidpunkt: några dagar före. Det är upp till arrangören hur cafeterian/kiosken sköts. Det är dock viktigt att man infriar det som utlovas i inbjudan. Många barn åker hemifrån med pengar i stället för matsäck. Om det är annonserat smörgås och korv, då måste de också få köpa det. Tänk på att cafeterian kan ge ett bra bidrag till klubbens kassa.
	7. Detaljplanering av funktionärernas arbete: Tidpunkt: några dagar innan. Arbetet flyter bättre om var och en vet vilken grupp och uppgift de har. Tänk på att föräldrar som vanligtvis inte hjälper till i klubben, brukar kunna hjälpa till att städa efter tävlingen. Kom ihåg att några måste utses att hålla i mottagningen, och att dessa ska sätta upp väl synliga anslag om var respektive grupps anmälan är (om det är separerat).
	8. I ordningställande av lokalen: Tidpunkt: kvällen innan eller några timmar före. Sätt upp nödvändiga anslag: ankomstanmälan, var respektive grupp spelar, WC etc. Detta sparar in många frågor. Klockor och spel måste fördelas på borden innan ”anstormningen” kommer, men spelen behöver inte ställas upp. Om ni inte ställer upp spelen själva, måste någon ha till uppgift att uppmana barnen att göra det. I annat fall blir bara några spel uppställda.
	9. Resultatrapportering: Tidpunkt: Samma dag eller dagen efter. Tävlingsarrangören ser till att tävlingskommittén/pressansvarig (f.n. Roger Andersson) får resultatet.Tävlingsansvarig ser till att resultatet kommer till ansvarig för U-schacks tävlingssida på webben, som snarast möjligt lägger upp det. Det åligger arrangören att efter tävlingen om möjligt dela ut resultatlistor. Om inte detta går, så gör i ordning en lista/kuvert för namnpåskrift av dem som vill ha en resultatlista så att man under veckan kan sända resultatet till dom. De som kan ha intresse av detta måste informeras om det. På detta sätt når resultatlistorna fram till fler som är intresserade av dem och betydligt snabbare.
	10. Nyhetsrapportering (Om ni missat att meddela pressen innan): Samma dag eller dagen efter tävlingen. VLT vill i allmänhet ha färdigskrivna manus, om man kommer i efterhand. Om ni saknar möjligheter till något av det vi lättvindigt förutsatt att ni har (t.ex. tillgång till dator) eller andra frågor, hör av er till någon av oss. Vi hjälper gärna till om vi har möjlighet. Förmodligen är de flesta punkterna självklara. En hel del är också utelämnat. Meningen är inte att detta ska vara en pekpinne. Det är fritt fram med egna idéer om hur och när olika saker ska lösas, bara resultatet blir bra. Checklistan är främst tänkt som ett stöd för den som är osäker på vad som behöver göras och när.
	Följande material som kan komma till användning finns hos U-schack: - praktiskt taget obegränsat antal spel och klockor - monradkort - förtryckta barometerblad - kontorsutrustningsväskor - bärbar dator med lottningsprogram för schackfyran samt individuella tävlingar.
	U-schacks tävlingskommitté: Roger Andersson, 0223-34547 Urban Lundbäck, 021-803513